デジタルアーカイブ構築
導入事例

財団創設者 本田宗一郎とその弟・弁二郎の思いを後世に伝える
~本田財団が主催している本田賞の授賞式や国際シンポジウムにおける写真・映像資料などをデジタル化!~

左:常務理事 角田様 右:事務局次長 上出様

中央:当社営業担当

 

公益財団法人 本田財団様

部署名:事務局
場所:東京都

 

 

構築の背景

移転することが決まったのをきっかけに、倉庫にあるさまざまな資料の保存と活用方法が課題となった

創設者 本田宗一郎とその弟・弁二郎の理念を後世に伝える使命があった

 

導入の決め手

さまざまな資料のデジタル化に関する知見や実績があったこと

今後のデジタルデータの利活用、デジタルアーカイブなどについても、提案や支援を受けられると考えたこと

 

導入後の効果

倉庫内の資料をリスト化し、媒体の種別や作成された年代、内容のサマリーなどが可視化したことで、保管している資料の全貌を把握することができた

資料の要不要を選別したことで、移転先における倉庫内の保管スペースをスリム化できた

今後は本田財団創設50周年に向け、財団の実績や存在価値を内外にPRするため、今回作成したデジタルデータを活用していきたい

導入の背景

本田財団は1977年の創設以来、科学技術と人間環境の調和をテーマとした国際シンポジウム「ディスカバリーズ(DISCOVERIES)」の運営をはじめ、『エコテクノロジー』の観点から顕著な業績をあげた個人またはグループに授与する国際褒章『本田賞』の創設、科学技術分野における将来のリーダー育成を目的に、アジアの学生へ授与される表彰制度『Y-E-S(Young Engineer and Scientist's)奨励賞』を発足するなど、さまざまな活動を展開しています。

そうした中、2023年に八重洲周辺の再開発をきっかけに事務所を移転することが決まりました。
しかし長年いた事務所内の倉庫には、創設から財団が取り組んできたさまざまな事業に関する資料が保管されており、その資料は膨大かつ多種多様で、「どんな資料」が「どのような媒体」で「どのくらいの量」があるかなどがわからない状態でした。

様々な媒体資料

この膨大な資料を保管するスペースは移転先にはなかったため、今後の保管スペースの問題も生じました。

また倉庫内の資料群には、財団のあゆみや実績の証となる貴重な歴史的資料も保管されており、これらの保存や利活用なども課題となりました。

そのようなことをきっかけに、資料の全貌を掴むべく倉庫内の資料をすべてリスト化しました。すると紙の資料はもちろん、本田賞授賞式や国際シンポジウム開催時のネガフィルムやポジフィルム、映像が収録された16mmフィルムやビデオカセット、音声のカセットテープなどさまざまなメディアの資料があることがわかりました。

財団には創業者・本田宗一郎の理念を後世に伝える使命もあります。

重複している資料も含んでいたことから不要なものは処分し、必要なものに絞ってデジタル化することを決めました。

導入の決め手

ニチマイさんを選んだ理由の一つは貴重な資料などのデジタル化に関する多くの実績があり、多種多様な媒体、形状の資料の取扱いを熟知していることです。

写真フィルムの一部には劣化しているものも含まれていることが、事前調査の段階で判明していました。

フィルムのべたつきや液状化により保護シートとフィルムがくっついてしまっているものもあって、デジタル化は困難だと考えておりましたが、保護シートから丁寧に取り出していただき、デジタル化することができました。日頃からさまざまな感光材料を取り扱っている企業ならではの技術だと思います。

もう一つは、デジタルデータの利活用についての知見があり、デジタルアーカイブについても、提案や支援を受けられると考えたことです。

写真資料とネガフィルム

まもなく財団が創設50周年を迎えます。これまでの活動の実績や財団としての存在価値を内外に発信するためには、将来的にデジタル化した資料の活用や公開が必要になると考えていました。ニチマイさんは、規模や予算に応じたデジタルデータの活用や公開方法などについてのノウハウと実績があり、デジタルアーカイブの提案や支援をワンストップで受けられるということが決め手となりました。

左:常務理事 角田様 右:事務局次長 上出様

導入後の効果

まず移転後の保管スペースをどうするかという喫緊の課題が解決しました。

重複している資料など、明らかに不要なものは廃棄しました。

また映像が収録されたメディアも数多く保有していましたが、
16mmフィルムやVHS、U-maticなどさまざまな規格のメディアがあり、再生機もありませんでした。デジタル化したことでこれらのメディアは全て廃棄できたので、移転先での省スペース化が実現しました。

もう一つは保有していた資料をリスト化し、レコード単位にデジタルデータと紐づけたことで、資料を可視化できるようになりました。資料を有効に活用していくには、資料が「どこに保管されているか」「どんな内容か」「いつ作成されか」「どのような媒体か」といった情報を、一覧で把握できる状態にあることは非常に重要なことです。そうした意味で保有資料の可視化は大きな効果であったと感じています。

今後は本田財団創設50周年に向け、財団の実績や存在価値を内外に発信するため、今回作成したデジタルデータを活用していきたいと考えています。

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