デジタルアーカイブ構築
導入事例

本田財団は1977年の創設以来、科学技術と人間環境の調和をテーマとした国際シンポジウム「ディスカバリーズ（DISCOVERIES）」の運営をはじめ、『エコテクノロジー』の観点から顕著な業績をあげた個人またはグループに授与する国際褒章『本田賞』の創設、科学技術分野における将来のリーダー育成を目的に、アジアの学生へ授与される表彰制度『Y-E-S（Young Engineer and Scientist's）奨励賞』を発足するなど、さまざまな活動を展開しています。

そうした中、2023年に八重洲周辺の再開発をきっかけに事務所を移転することが決まりました。
しかし長年いた事務所内の倉庫には、創設から財団が取り組んできたさまざまな事業に関する資料が保管されており、その資料は膨大かつ多種多様で、「どんな資料」が「どのような媒体」で「どのくらいの量」があるかなどがわからない状態でした。

この膨大な資料を保管するスペースは移転先にはなかったため、今後の保管スペースの問題も生じました。

また倉庫内の資料群には、財団のあゆみや実績の証となる貴重な歴史的資料も保管されており、これらの保存や利活用なども課題となりました。

そのようなことをきっかけに、資料の全貌を掴むべく倉庫内の資料をすべてリスト化しました。すると紙の資料はもちろん、本田賞授賞式や国際シンポジウム開催時のネガフィルムやポジフィルム、映像が収録された16ｍｍフィルムやビデオカセット、音声のカセットテープなどさまざまなメディアの資料があることがわかりました。

財団には創業者・本田宗一郎の理念を後世に伝える使命もあります。

重複している資料も含んでいたことから不要なものは処分し、必要なものに絞ってデジタル化することを決めました。

まもなく財団が創設50周年を迎えます。これまでの活動の実績や財団としての存在価値を内外に発信するためには、将来的にデジタル化した資料の活用や公開が必要になると考えていました。ニチマイさんは、規模や予算に応じたデジタルデータの活用や公開方法などについてのノウハウと実績があり、デジタルアーカイブの提案や支援をワンストップで受けられるということが決め手となりました。

まず移転後の保管スペースをどうするかという喫緊の課題が解決しました。

重複している資料など、明らかに不要なものは廃棄しました。

また映像が収録されたメディアも数多く保有していましたが、
16ｍｍフィルムやVHS、U-maticなどさまざまな規格のメディアがあり、再生機もありませんでした。デジタル化したことでこれらのメディアは全て廃棄できたので、移転先での省スペース化が実現しました。

もう一つは保有していた資料をリスト化し、レコード単位にデジタルデータと紐づけたことで、資料を可視化できるようになりました。資料を有効に活用していくには、資料が「どこに保管されているか」「どんな内容か」「いつ作成されか」「どのような媒体か」といった情報を、一覧で把握できる状態にあることは非常に重要なことです。そうした意味で保有資料の可視化は大きな効果であったと感じています。

今後は本田財団創設50周年に向け、財団の実績や存在価値を内外に発信するため、今回作成したデジタルデータを活用していきたいと考えています。