ここまで決めれば安心！施設内でデジタル化をする際に委託業者さんを迎えるために必要なこととは？

資料を保管している施設内でデジタル化を行う場合には様々な検討事項が出てきます。

検討事項が多岐にわたるため漏れがないよう慎重に検討を行わないと、安全なデジタル化作業の遂行に支障をきたしてしまうかもしれません。

今回は様々な検討事項の中で、実際にデジタル化作業を行ってもらう委託業者さんを迎えるために検討が必要なポイントをまとめました。

施設内でデジタル化作業を実際に行う人員は、作業を委託した業者さんになる場合が多いと思います。

施設内で部外者の委託業者さんが遅滞なく安全に作業を行うためには、事前に決めるべき事項や検討が必要な事項が多くあります。

これらの事項の中には、事前に関係部署への周知が必要な事項や、委託業者さんから情報提供が必要な事項もあります。そのため作業計画の段階から検討が必要な事項を明確にしておくことが大切です。

委託業者さんを迎えるために必要な検討事項とはどのようなものがあるか確認してみましょう。

１.施設内への立ち入り申請

部外者である委託業者さんが施設内へ立ち入る場合には、立ち入り手続きが必要になることが一般的です。

一時的な立ち入りの場合には、受付で立ち入り手続きを行うことが一般的ですが、デジタル化作業では、複数人が数か月など長期間にわたり施設内へ立ち入る必要が出てきます。

また、昼食や休憩時には委託業者さんが施設から入退出をする機会が多くなります。

その場合毎回一人ずつ立ち入り手続きを行うことは、受付時間が多くかかることになり受入業務の負担が増加する恐れがあります。

そのため受入業務の煩雑化を防ぎ、業務負担の軽減を考慮して、作業期間中に有効な「立ち入り許可証」等の発行を検討するとよいかもしれません。

また委託業者さんに「立ち入り許可証」を目に見える場所に携行してもらうと、施設関係者と委託業者さんの区分が一見して可能となる効果があります。

「立ち入り許可証」の発行に際しては、対象者の顔写真や住所などを委託業者さんから提供が必要になる場合もありますので、「立ち入り許可証」の発行に必要な情報などを事前に確認しておくとよいでしょう。

また、「立ち入り許可証」の発行に顔写真や住所などの提供を受けた場合には、それらの情報は保護すべき個人情報となりますので、各施設で定められている個人情報等の取り扱いに基づき情報管理を行い、情報漏洩が起こらないように十分気をつけましょう。

２.作業時間、作業日を決める

ここでの時間とは、委託業者さんが施設内へ入る時間及び、一日のデジタル化作業が終了して委託業者さんが施設より退去する時間を指します。

施設への入り口が一つである等の制限がある場合には、委託業者さんと施設職員さんの出退勤の時間帯が重ならないように、時間を調整する必要があるかもしれません。

その他施設にて設備点検や蔵書点検など特定業務等で、設内でのデジタル化作業が難しい期間がある場合には、作業計画に影響がありますので事前に委託業者さんへ伝えておく必要があります。

また平日に施設が休日となる場合や作業を行うことが難しい曜日等がある場合には、事前に委託業者さんへ伝えて対応可能な作業体制を整えてもらうようにしましょう。

３.立ち入り禁止区域を決める

デジタル化作業では委託業者さんが作業場所や書庫など作業に関係する施設内部を移動することになります。

施設内には関係者以外は立ち入りが禁止されている場所も多くありますので、デジタル化作業で作業場所以外に立ち入る必要がある場所はどこか、関係者以外立ち入り禁止にする必要がある場所はどこか決めておく必要があります。

デジタル化作業場所から資料が保管されている書庫への経路や、作業場所から担当者さんが常駐する事務室への経路上に立ち入り禁止となる場所があることも多いでしょう。

その際には誤って委託業者さんが立ち入らないように注意喚起を行い、必要に応じて立ち入り禁止となる場所へ委託業者さん向けに「関係者以外立ち入り禁止」などの表示を行いましょう。

立ち入り禁止区域については、口頭やメールだけでは共有認識を持つことが難しい場合があります。定められた立ち入り禁止区域では作業動線に影響が出てしまうなど、作業を開始してから判明したのでは困ってしまいます。

実際にデジタル化作業を行う上で支障をきたすことが無いように、立ち入り禁止区域についてはデジタル化作業が行われる前に委託業者さんに立ち合いの元確認してもらうとよいでしょう。

４.休憩場所、お手洗い等

施設内でのデジタル化作業は朝から夕方まで行われ、一般的には施設の業務時間内に行われることが多いと思います。

当然のことながら、作業時間内に委託業者さんは休憩やお昼休みなどをとったり、お手洗いに行くことになりますので、休憩場所やお手洗いを用意することが必要になります。

１）    休憩場所

委託業者さんではお弁当を持参する作業者の方もいると思いますので、お弁当を持ち込める食堂や、飲食ができる休憩場所を用意する必要があります。

お弁当を食べるだけであれば、食堂があれば良いのではと考えがちですが、食堂は食混雑具合によっては、食事をしたあと継続的に席を使用できず、ゆっくり休憩ができないといったことになりかねません。

デジタル化作業は、資料を破損させないように　画像取得に漏れがないように　など集中力が必要な作業を長時間にわたり行うことになります。そのため休憩をしっかりとって、集中力を回復することは安全なデジタル化作業ではとても大切な事項になります。

なるべく周囲に気をつかわずに、リフレッシュ可能な休憩場所を用意してあげることも大切な検討事項だと考えます。

２）お手洗い

当然必要な設備になり、また、お手洗いが備わっていない施設はないと思います。

ここでの検討ポイントは、委託業者さんにどこのお手洗いを利用してもらうかという点になります。

施設職員さん用のお手洗いと施設利用者さん用のお手洗いなどがある場合には、委託業さんの人数によって広さや利用時間を考慮して、どちらを利用してもらうか検討する必要があります。

施設利用者さん用のお手洗いは使用禁止とする場合も多くありますので、事前に委託業者さんと認識を共有しておきましょう。

まとめ

今回は施設内でデジタル化作業を行う際の様々な検討事項の内、委託業者さんの受入に係る検討ポイントをまとめてみました。

委託業者さんの受入については、施設管理部門との調整や、施設利用規則の確認などデジタル化に係る業務以外の事項が多く発生しますので注意が必要です。

検討には施設内でデジタル化作業に従事する委託業者さんの人数がまず必要になります。

対象資料・仕様・実施時期の予定が立った段階で早めに委託業者さんに各条件を提示して、作業に従事する人数を算出してもらいましょう。

デジタル化作業が安全に計画通りに進捗するためには、委託業者さんが休憩時間にしっかりリフレッシュできる等作業しやすい環境を整えることがとても大切になります。委託業者さんの立場に立って検討を進めることもデジタル化作業の成功の一歩なのかもしれません。