新年度に向けて計画的なデジタルアーカイブの実現を！

３月も下旬となり、あと数日で年度末を迎えます。

年度内に実施しようと思っていたデジタルアーカイブなどの計画も、さまざまな理由で思うように実施できなかった方も多いのではないでしょうか？

そして、休む間もなく新年度がスタートします。

デジタル化などの作業を委託業者などへ依頼する場合、計画的に実行しないと思うように進まないことがあります。

そこで、この記事ではデジタルアーカイブを計画的に実施するために必要となるいくつかのポイントについてご紹介いたします。

対象資料の選定と何を作り上げるか？

まず、計画的にデジタルアーカイブを実施するには「対象資料」を選定する必要があります。

委託業者にデジタル化作業の見積などを依頼する場合、資料の種別や形態、数量や資料の劣化度などによって作業価格は大きく変わってきます。

事前に対象資料を選定しておくことで、より正確な見積を得ることができスムーズな委託につながります。

また、最終的にデジタル化画像の公開までを行うのかなど「どこまでの作業を実施するのか」について事前に決まっていると、委託業者の選定なども含めすべての工程が計画的に進みやすいです。

例えば、デジタル化作業を行ったあとに、やっぱり画像の公開までを行いたいと考えた場合、公開用の画像フォーマットへの変換作業が必要となったり、公開閲覧システムを構築するために委託業者の選定が再度必要になるなど、余計な手間と費用がかかってしまうことがあります。

計画的なデジタルアーカイブを実現するためには、「何を」「どのようにしたいか」ということをあらかじめ決めておくことが重要です。

パートナー（委託業者）の選定

パートナー（委託業者）の選定は、デジタルアーカイブを実施する上で最も重要であると言っていいポイントです。

スキャナーなどを持っていて自身でデジタル化を行う場合は別ですが、ある程度まとまった量のデジタル化などを行う場合は専門業者へ委託するケースが一般的です。

また、デジタルアーカイブの実績豊富な業者へ委託することで、自分たちでは気づいていなかったことへの指摘やより良い提案などを受けることができ、完成度の高いデジタルアーカイブが実現します。

そのため、どの業者へ委託するかはデジタルアーカイブを作り上げていくためにとても重要な判断となります。

ただ、どの業者へ委託すればよいか分からない場合もあるかと思いますので、下記基準を参考にしてみてください。

１．十分な作業実績があるか

貴重書などの大切な資料を作業依頼する場合、過去にデジタル化やマイクロフィルム化などの十分な作業実績がある業者に委託するのが安全です。

デジタル化などの事業運営年数や作業実績件数、作業事例などを参考にすることにより、信頼できる業者かどうかを見極めることがある程度可能となります。

経験豊富な業者であれば、資料の取り扱い方法も熟知していますのでより安全な作業委託が可能となります。

２．専門設備の有無や資料保管体制

デジタル化などの作業を高品質かつ安全に行うには専門設備が不可欠です。

資料に負担をかけずにデジタル化が可能な高精細スキャナーや資料を安全に保管するための耐火式保管庫、入退室のセキュリティなど、十分な設備を保有している業者に委託することで安全にデジタルアーカイブを進めることが可能となります。

３．ISO認証などの取得企業

　・ISO9001（品質マネジメントシステム）
　・ISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）
　・JIS Q 15001（個人情報保護マネジメントシステム）※プライバシーマーク取得

貴重書や個人情報を含んだ大切な資料を預けることになるため、上記認証を取得している業者への委託が望ましいと言えます。

また、文書情報管理士（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会認定）などの専門資格の保有者が複数人いるかどうかも重要なポイントとなります。

４．ワンストップでの依頼が可能か

デジタル化した画像の公開までワンストップで受託可能な業者に依頼することで、効率的なデジタルアーカイブが可能となります。

デジタル画像作成から公開まで、最初から最後まで同じ担当者が携わることで、イメージしていたデジタルアーカイブが可能となります。

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予算の確保と実行計画の策定

デジタルアーカイブを実施するにあたり、予算を確保していないと実行することができません。

前年度のうちから業者に概算見積を出してもらい予算獲得することも多いかと思いますが、これから予算確保をするのであれば、可能であれば前述のように対象資料の選定を行い、なるべく詳細な見積を業者に出してもらうことが望ましいです。

また、作業スケジュールについても計画的なデジタルアーカイブの実現のためには早めの相談が不可欠です。

委託業者の多くが、早くて夏頃、遅くとも秋頃から作業の入荷が多くなり繁忙期に入ります。

繁忙期に入ると作業の受け入れが困難となったり、委託を断られるケースも出てくるため、確実に作業を実施するためには、年度初めの早いうちから委託業者へ相談をし、作業スケジュールを立てておくことが求められます。

限られた機材と人員で行っている委託業者も多いため、早め早めの相談が重要となります。

そのため、デジタルアーカイブの計画的な実現には、あらかじめ実行計画の策定を行うことをおすすめいたします。

デジタルアーカイブ実行計画書策定に関するページはこちら↓↓

まとめ

この記事では、新年度に向けてデジタルアーカイブを実施する上で確認しておきたいポイントについて簡単にご紹介いたしました。

早め早めに計画を立て相談をすることで、思い描いていたデジタルアーカイブ実現の可能性が高まります。

疑問点がありましたらいつでも当社までお問い合わせください。ご相談お待ちしております。

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