新年度に備える。デジタルアーカイブのスムーズな引継ぎ方
まもなく新年度が始まりますが、年度の切り替わりでは人員の異動や部署の再編成などが行われることも多く、様々な業務の引継ぎに時間を取られるケースが多くなります。
デジタルアーカイブについても、引継ぎをうまく行わないとその後の運用方法が変わってしまうこともあるため注意が必要です。
そこで、効率的なデジタルアーカイブの引継ぎを行うためのポイントについてご紹介します。
デジタルアーカイブの整理整頓
後任者へ業務を引き継ぐ場合、業務の棚卸しを行うなどまずは一通りの業務内容の整理を行うことが一般的です。
同じようにデジタルアーカイブについても引継ぎの際はデータの整理を行うことが必要となる場合があります。
デジタルアーカイブがまだ完成されておらず、構築途中で引継ぎを行わなくてはならない場合、整理されていない重複ファイルなどの不要なデータを削除したり、フォルダ構造についてわかりやすくするなどし、分類基準を明確化して後任者が重要なファイルなどにアクセスしやすくする必要があります。
ただ、慌ただしい時期に急いでこのような作業を行うと、誤って重要なファイルを削除してしまったり、フォルダ構造が余計わかりづらくなってしまうこともありますので、できるだけ余裕をもって整理を進めるようにしましょう。
引継ぎ資料を作成する
後任者にデジタルアーカイブを引き継ぐ場合、引継ぎ資料を作成することをおススメします。
デジタルアーカイブの内容やデータへのアクセス方法、注意点などを明記した資料を作成します。
【引継ぎ資料に含める内容（例）】
・ファイルの保存場所、アクセス方法※
※アクセスパスワードについては引継ぎ資料とは別に知らせると安心
・デジタルアーカイブに含まれるデータの概要
・デジタルアーカイブの完成図、今後の必要作業（デジタルアーカイブ未完成の場合）
・利用方法や操作手順（デジタルアーカイブシステム導入済の場合）
・セキュリティに関する注意事項 等
異動後も、前任者と後任者が容易に連絡を取り合うことができる環境であるとしても、詳細な引継ぎ資料を作成しておくことで無駄な確認作業が発生することなく効率的な引継ぎが可能となります。
引継ぎ打ち合わせを行う
引継ぎの際、後任者と直接打ち合わせを行い、デジタルアーカイブの引継ぎに関する疑問点などを解消します。
後任者とデジタルアーカイブを実際に見ながら説明することでより理解が深まり、デジタルアーカイブに関する前任者の意図が伝わりやすくなります。
打ち合わせの際、後任者から現状の改善点などの指摘や新たな提案などがされた場合は、より良いデジタルアーカイブとなるよう意見交換を行い改善すべきところは後任者に伝えて改善していくようにしましょう。
また、後任者がデジタルアーカイブについての知識がほとんどなく初めて接するような場合には、特に丁寧に説明するようにし、後任者の不安を取り除く必要があります。
限られた時間内での引継ぎがうまくいかない場合は、しばらくは前任者と連絡できる環境を確保するなどサポートすることも重要です。
サポート体制とフィードバック
前章でも書きましたが、引継ぎ後しばらくは前任者がサポートできる体制を取ることが理想です。
また、引継ぎ完了後に後任者からのフィードバックを受けることで、前任者では気付くことができなかった改善点を見つけ出すことができ、双方で協議してより良いデジタルアーカイブ構築に向けた取り組みが行える可能性が高まります。
意見交換をすることによって生み出された改善点や新たな提案などは、既存のデジタルアーカイブを進化させる貴重な意見となりますので、引継ぎの際は積極的に意見交換することをおススメします。
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まとめ
年度の切り替わりで担当者が交代する場合の引継ぎについて、デジタルアーカイブの場合にポイントとなる項目について簡単にご紹介しました。
当社では貴重資料のデジタル化業務やデジタルアーカイブシステムの選定など、デジタルアーカイブに関するお手伝いを行っております。
デジアカサイトでは各種ホワイトペーパーも配布していますので、是非ダウンロード頂ければと思います。
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