デジタル化の見積を依頼する際に伝えるべき情報―その２（資料情報編）―

貴重資料、紙資料のデジタル化を検討するにあたり、どのくらい費用がかかるのか把握するために正確な見積を取得しておくことはとても大切です。
見積の取得については、多くの場合デジタル化を行う委託業者さんに見積を依頼して得ることになるとおもいますが、見積を依頼する際にどのような情報を提供すればよいのでしょうか。

今回は委託業者さんに伝えることが必要になるいくつかの情報のなかから「資料情報」についてどのような情報を伝えると良いかポイントをまとめました。

貴重資料、紙資料のデジタル化に必要な見積とは

貴重資料、紙資料のデジタル化を行うための見積には、デジタル化にあたり委託業者さんが行う全ての業務に係る費用が漏れなく反映されていないと、デジタル化事業を安全に進めることが難しくなってしまいます。

正確な見積を得るためには見積を依頼する側と、見積する側がデジタル化に際しての課題やデジタル化の完成イメージを共有することがとても大切です。

その第一歩は見積依頼に際して必要な情報を用意することにあります。

見積依頼に際して必要な情報のうち前回は「数量」（前回の記事はこちら！） についてお伝えしましたが、

今回は「資料情報」について委託業者さんへどのような情報を伝えると良いかポイントをまとめました。

見積の為に必要な情報　―資料情報―　について

「資料情報」とは、デジタル化対象資料の形態や大きさ等についての情報になります。

資料の形態や大きさによって、デジタル化の際に使用する機器等が異なってくるため大切な情報です。

見積依頼時に提示する「資料情報」に関する情報は概ね以下の３種類となります。

１.形態の種類

デジタル化対象資料がどのような形態をしているかという情報になります。

安全にデジタル化を行うためには、資料の形態等によってデジタル化で使用する機器を使い分ることが必要となります。

機器によって作業効率や処理速度が異なるので、使用する機器によって見積の金額も異なることが多く、また、デジタル化の工程についても形態に合った工程を検討する必要があります。

形態の種類によって見積金額が大きく異なることが多いため、この情報は委託業者さんに伝えるべき大切な情報になります。

使用機器の選定や工程検討等に必要な資料形態の情報は主に以下のとおりです。

１）冊子体

書籍など資料が糸や糊等で綴じられている資料です。主に資料のページを見開いた状態でデジタル化を行う資料となります。

２）一枚物

絵図、図面、ポスターなど資料が一枚単位になっている資料です。一枚ずつデジタル化を行う資料となります。

３）巻子、折本等特殊形態

巻物、軸物、 折本等資料が巻き取られている、折りたたまれている等、特殊な形態をした資料です。資料を少しずつ展開しながら等変則的なデジタル化を行う資料となります。

※マイクロフィルム、ジャケットフィルム、スライドフィルムなどフィルム類については、フィルム専用の機器等を使用してデジタル化を行うことになります。そのため「貴重資料、紙資料のデジタル化計画」における見積と必要となる情報が異なりますので本稿では除いております。

２.大きさ、厚み

デジタル化対象資料の大きさや厚みに関する情報になります。

資料の大きさや厚みによってデジタル化で使用する機器が異なります。

またそれだけでなく、大きな資料はデジタル化によって取得した画像を合成する必要が出てくる可能性もあるため、費用算出に大きく影響を及ぼしますので、大切な情報となります。

大きさや厚みに関する情報は主に以下となります。

１）大きさ

資料の縦と横の長さの情報になります。

資料の大まかな大きさがわかれば使用機器の選定は可能なので、大きさの情報については

「Ａ３以下」

「Ａ３以上Ａ２以下」

「Ａ２以上Ａ１以下」等

大まかな長さの提示ができれば問題ありません。

ただし、Ａ２を超える特大資料の場合には使用できる機器及び作業工程も特殊になるため、ある程度正確な長さの情報が必要となります。
注意が必要なのは冊子体資料については、提示する長さの情報が資料を閉じた状態の長さなのか、資料を見開いた状態の長さであるかを伝える必要があります。

また、それぞれの大きさに該当する資料が何冊、何点あるかも正確な見積には必要な情報となりますので併せて提示することが必要となります。

所蔵リストなどで資料の大きさと点数の管理がされているのであれば、所蔵リストを基に情報提供を行うと手間もかからず正確な情報提供ができると思います。

２）厚み

主に冊子体資料が対象となります。冊子のページを閉じた状態の厚みの情報になります。

厚みについてもすべての資料の厚みを計測することは不要です。

１０センチを超える厚い資料は使用機器にセットすることが困難な場合があるため１０センチを超える資料が何冊あるかと、上記１）に基づき資料の大きさを提示できれば良いと思います。

３.折込や貼付物など

冊子体資料等で通常のページと一緒に綴じられている折込資料や、資料に貼り付けられている貼付物などの有無に関する情報となります。

この情報については資料を詳細に調べないと判明しないので、多数発生する場合には、その旨を委託業者さんにご相談されて対処方法等の検討が必要になります。

折込や貼付物の有無についても、使用機器の選定や作業工程に影響を及ぼしますので、折込や貼付物など発生件数が少ない場合でも以下の情報を提供することが必要となります。

１）折込

折込資料で必要な情報は、折込資料の縦及び横の長さの情報が必要となります。

折りたたまれている状態ではどのくらいの大きさになるかわからないので、広げた状態で縦及び横の長さを計測することになります。

折込資料の多くは、綴じられている資料よりも大きいため、折りたたんで資料の一部で綴じられています。

必要な情報を取得するために折込資料を広げる場合には、資料を折っている部分や綴じ部分に負荷が大きくかかり、取り扱いを誤ると折り部分や綴じ部分で資料が破損しまったりすることがありますので、折込資料を広げる際には十分注意して資料を取り扱う必要があります。

２）貼付物

資料に修正や補足など追記する事項を貼付している資料になり必要な情報は、貼付物の件数となります。

貼付物は貼付されている資料より小さいことが多いのですが、資料より大きな貼付物がある場合には貼付物の大きさの情報提供が必要となります。

また貼付物のデジタル化の方法（貼付物をそのままで画像取得後貼付物をめくって画像取得を行う等）によって見積対象数量が異なってくるため、貼付物の件数と併せてデジタル化の方法も提示する必要があります。

まとめ

今回は見積に必要な情報のなかで「資料情報」についてまとめてみました。

デジタル化の対象となる資料が全て同じ形態、大きさ等であれば問題はないのですが、折込等不規則な資料が含まれることが多く、不規則な資料をどのように計測してデジタル化費用に反映させるか難しいところです。

資料1点ずつ確認することは、人的及び時間的に負担が大きいため、ある程度見切りをつけて判断するか、資料の確認に関しても外部に委託するかの検討の必要が出てくるかもしれません。

この判断、検討には少々経験が必要になることがありますので、困ったときには経験豊富な委託業者さんにご相談してみましょう。

きっと良いアドバイスをいただけると思います。
 
次回「デジタル化の見積を依頼する際に伝えるべき情報」は ―その３（資料状態編）―　になります。

参考URL

・国立国会図書館資料デジタル化の手引2011年版(平成23年8月改訂)
https://dl.ndl.go.jp/view/download/digidepo_10341525_po_digitalguide170428.pdf?contentNo=1&alternativeNo=