デジタル化作業の作業計画書作成と押えるべきポイント！
大量の画像データを作製する作業では、作業期間が長期にわたることがあります。
作業を円滑に遂行させるため、作業計画書を事前に作成して共有することも重要です。
今回は作業計画書を作成するにあたり、記載すべき項目について、考えたいと思います。
記載項目に決まりはありませんが、最低限記載が必要ではないかと思われる項目を挙げてみました。
作業は資料を預かり、社内にて画像データ化を実施し、納品とする作業とします。
デジタル化作業を検討する際に、参考となれば幸いです。
作業スケジュール
作業スケジュール表は、作業工程ごとに処理数量、作業期間をまとめたものです。
作業開始後の工程管理や進捗管理にも、使用できるので欠かせません。
作業スケジュール表の根拠が、作業計画書に示されていると分かり易いかと思います。
作業スケジュール表については、以下の記事もご参照ください。
↓↓↓デジタル化作業のスケジュール表作成についてはこちら↓↓↓
作業実施手順
作業実施手順は、各作業工程で実施する作業内容や手順をまとめたものです。
代表的な作業工程としては、以下の工程が挙げられます。
・資料の借用作業
・前整理作業
・画像データ入力作業
・テキストデータ作成作業
・ファイルフォーマット変換作業
・品質検査作業
・納品媒体作製作業
・資料の返却作業
・納品作業
各作業工程の作業実施手順は、基本仕様書や指示書などに従った内容で記載しましょう。
資料の取り扱いについては、処理数量にも影響しますので、具体的に記載することも必要です。
各作業工程の作業実施手順を明確にすることで、より精度ある処理数量が想定できます。
作業実施体制
作業実施体制は作業の責任者から作業者まで、全作業工程の実施体制となります。
まずは各作業工程の作業者の人数から検討しましょう。
全体の作業期間から各工程の作業期間と処理数量を踏まえて、作業者人数を決定させます。
作業者の人数が確定したら責任者を配置します。
全体の作業責任者や部門での作業責任者など、作業が円滑に遂行できる体制を検討することが重要です。
使用機材
使用機材については、あらかじめ想定されているものかと思います。
主な機材としては、以下が挙げられます。
・入力機器（スキャナー）
・作業端末（PC）
・ディスプレイ（モニタ）
・ソフトウェア
これらの機材が、各作業工程の人員数から何台必要となるか、事前に計画しておく必要があります。
機材のスペックも作業効率に影響を及ぼしますので、注意が必要です。
また仕様を満たすだけの性能がない機材では、製品品質は確保できません。
その他
作業者への教育計画や作業環境など、仕様で求められいる内容を、作業計画書に反映させることもあります。
作業者教育
作業者教育では対象者や期間、教材、内容等を計画書に記載して、研修後に作業を実施します。
作業環境
資料をお預かりして作業を行いますので、作業環境について、以下の説明も多く求められます。
・作業場所の構造
・作業場所の見取り図
・資料保管庫の構造
・セキュリティー対策
まとめ
作業計画書では作業工程、作業手順をまとめ、工程ごとの処理数量を把握して、作業体制と必要機材について記載しましょう。
それらの情報を作業スケジュール表に落とし込むことで、作業開始後の工程管理や進捗管理が円滑に遂行するものだと考えます。
作業計画書を共有することで、デジタル化作業を安全に実施しましょう。
ニチマイでは、デジタル化作業に関するご相談をお受けしております。
お気軽にお問い合わせください。
↓↓↓ デジタルアーカイブを成功させるための、パートナー選定のポイントはこちら↓↓↓
↓↓↓貴重資料のデジタル化における作業項目についてはこちら↓↓↓
