デジタル化作業のスケジュール表作成

今回はデジタル化作業のスケジュール表作成について、記載内容を中心にお話ししたいと思います。
ここでのデジタル化作業は、紙やフィルムなどをスキャナーなどで画像データに変換する作業のこととします。
作業工程を挙げて、その予定数量や処理数量など、あらかじめ想定してスケジュール表を作成することが重要です。
作業スケジュール表は工程管理表であり、デジタル化作業を滞りなく進行させるためには欠かせません。
作業が開始された後には、各工程で作業が計画通りに遂行されているかの進捗管理表としても使用されます。

作業工程

まずはデジタル化の作業工程を検討しましょう。
主な工程としては、次のような工程が挙げられます。

作業工程は、作業着手が早い工程から縦に順番で記載しましょう。
スケジュール表の左上から右下に向かい、各工程の作業が進捗して、最後に納品日となります。

マイルストーン

マイルストーンとは、目安や節目などを指し、デジタル化作業では各工程の開始や終了などを分かりやすく記載しましょう。
工程が複数にわたる場合など、マイルストーンを記載することで、明確に工程ごとのスケジュールが共有されます。

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予定数量

予定数量は、各工程で管理すべき数量を明確にすることが重要です。
デジタル化作業では、予定数量は冊単位の管理とコマ単位での管理が多く見受けられます。
コマとはスキャニングされた1画像のことで、カットやファイルと同じ意味です。
資料借用や返却、サムネイルや目次入力作業などは、冊単位で管理した方が、理解しやすいでしょう。
スキャニングや、それに付随する作業は、コマ単位で統一することで、全体のスケジュールが容易に認識できます。

処理数量

処理数量は、仕様を良く理解して、確実に処理ができる数量を、各工程にて設定することが重要です。
製品品質の維持は処理数量によって、変化のあるもであってはいけません。
スキャニングにおいては、状態の良い資料、悪い資料を事前に確認し、処理数量に反映させることも必要です。
各工程の処理数量は、作業体制とも関連してきます。
必要人員数や機材数が、スケジュールを検討することで、明確に見えてきます。
各工程間で作用が滞ることがないように、無理のない処理数量でスケジュールを計画しましょう。

集計期間

デジタル化作業における、スケジュール表の集計期間は、週単位のスケジュール表が利用しやすいかと思います。
1日の処理数量を検討し、週の作業日数で掛け合わせ、処理数量を記載していきましょう。
実作業では、日単位で各工程の処理数量を集計していきますが、工程管理や進捗管理としては週単位が適当です。
デジタル化作業においては、1日の処理数量の増減はよくあることです。
週単位での1日の平均処理数を見定め、遅延が生じてきている場合には、対策を検討するようにしましょう。

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まとめ

作業スケジュール表は、デジタル化作業を滞りなく進行させるためには欠かせません。
作業工程と予定数量を明確にし、無理のない処理数量でスケジュールを計画しましょう。
作業スケジュール表は、作業開始後には工程管理や進捗管理にも使用すできます。
製品品質の維持と納期厳守を念頭に、作業スケジュール表を作成しましょう。

デジタル化作業に係るご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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