新年度デジタルアーカイブを企画してみませんか？

令和7年度がスタートしました。
今年度もニチマイのデジアカサイトを、よろしくお願いいたします。
今回はデジタルアーカイブを企画するにあたり、初めに確認するべきことを簡単にまとめてみました。
ここでのデジタルアーカイブとは紙や写真、映像などの資料を画像データ化し、一元管理・活用するシステムです。
立ち上げ初期段階では、全を決めて進める必要はないと思っています。
明確にした方が良いことと、ざっくりと考えておくことをまとめてみました。
少しでも、企画立ち上げの参考となれば幸いです。

目的や効果の明確化

まずは、対象資料をデジタルアーカイブする目的や効果について考えます。
デジタルアーカイブが必要とされる理由は、以下のことが挙げられます。

①資料の利活用促進

場所や時間に縛られることなく、資料へのアクセスが可能となります。
時間をかけることなく、資料の検索や共有ができます。

②資料の適切な保管

貴重資料であれば、直接原資料を利用する機会が減り、汚損や破損、紛失のリスク軽減となります。
このことは原資料の保存を考えるうえでは、非常に有効な手段であると言えます。

③組織・企業価値の向上

所有している知的財産を活用できる状態にすることで、組織価値の向上が望めます。
公的な機関であれば、地域振興や認知度の向上が期待できます。

デジタルアーカイブは、資料の効率的な管理と活用をもたらし、資料保存や組織価値の向上にも貢献します。

対象資料の明確化

目的や効果を明確化できたら、対象とする資料を決めましょう。
資料にも紙の資料や写真、映像など様々ありますので、資料形態は把握しておきましょう。
対象資料については、ボリュームや大きさ、資料状態などもあわせて確認しておきます。
リストのあるなしや、リストの項目内容についても、押さえておくと作業に役に立ちます。
また対象資料に即した検索や閲覧方法なども、希望を含めて考えてみましょう。

作業内容の確認

目的や対象が決まったら、デジタルアーカイブの構築で行う作業について確認してみましょう。
デジタルアーカイブの作業工程は大きく分けると、3つに分類されます。

①メタデータ作成

メタデータ作成は、デジタルアーカイブを構築するには欠かすことのできない、重要な作業項目の一つです。
資料のタイトルをはじめ、必要な情報をテキストデータとしてリスト化する作業になります。
システムで利便性を高めるためには、より詳細なメタデータが必要となります。

②コンテンツ作製

コンテンツ作製は、代表的なものは原資料から複製物を画像データとして作製する作業になります。
紙資料の場合は、一枚一枚入力するので、資料のボリュームや大きさ、状態なども事前に把握しておきましょう。
リストと画像データがセットになることで、システム上で管理・活用することが可能となります。

↓↓↓資料のデジタル化サービスとは↓↓↓

③システム選定

システムは、既に製品として提供されているものを目的や効果にあわせて選定することになります。
課題や要望をまとめておきましょう。

↓↓↓デジタルアーカイブシステムの選び方 まるわかりガイドはこちら↓↓↓

概算費用の確認

最後は費用の確認です。
大まかな費用が分からなければ、企画を検討することも難しいかと思います。
概算費用の算出は、外部委託を踏まえて検討することをお勧めします。
専門的なスキルやノウハウを持った外部の企業に相談することで、人材不足の解消やコスト削減につながります。
各作業工程においても、有効的な作業実施の提案が行われるものと思います。

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まとめ

デジタルアーカイブの構築では、目的や効果を明確に定めて、対象資料を選定することが重要だと考えます。
作業内容ごとに、対象資料の課題と要望を整理してみることから始めましょう。
作業を実施するには、専門的なスキルやノウハウが必要となります。
トータルで専門的な知識があるパートナーを選定し、デジタルアーカイブを成功させましょう。
ニチマイでは、お客様に寄り添いながら最適なデジタルアーカイブをご提案いたします。
デジタルアーカイブに関するお悩みは、ぜひニチマイにご相談ください。