新年度デジタルアーカイブを企画してみませんか？

令和7年度がスタートしました。
今年度もニチマイのデジアカサイトを、よろしくお願いいたします。
今回はデジタルアーカイブを企画するにあたり、初めに確認するべきことを簡単にまとめてみました。
ここでのデジタルアーカイブとは紙や写真、映像などの資料を画像データ化し、一元管理・活用するシステムです。
立ち上げ初期段階では、全を決めて進める必要はないと思っています。
明確にした方が良いことと、ざっくりと考えておくことをまとめてみました。
少しでも、企画立ち上げの参考となれば幸いです。

目的や効果の明確化

まずは、対象資料をデジタルアーカイブする目的や効果について考えます。
デジタルアーカイブが必要とされる主な理由としては、①資料の利活用促進、②資料の適切な保管、③組織・企業価値の向上などが挙げられます。
その目的や効果を見てみましょう。

①資料の利活用促進

デジタル化のメリットである、「検査の容易性・迅速性」や「情報の共有」「アクセス性の良さ」などが、最大限に発揮されます。
デジタルアーカイブの構築は、いつでも・どこでも・誰でもが対象資料を検索し、閲覧することを可能とします。
場所や時間に縛られることなく、資料へのアクセスが可能となり、非常に効率が良くなり便利です。
またよりオープンな環境を構築することで、誰でもが利用できるものとなり、情報の共有が容易となります。
デジタルアーカイブの構築は、資料の利活用を促進させるといった大きなメリットが挙げられます。

②資料の適切な保管

原資料から複製物を作製し、活用することで、原資料の適切な保管を検討することが可能となります。
デジタル化における画像データの複製物は、基本劣化することはなく、データの紛失や消失がない限り、原資料に戻る必要がありません。
データの紛失や消失は、バックアップを控えておくことで容易に対応することが可能です。
利用頻度が頻繁であっても、劣化などの理由で再作製する心配もなく、長く利用できることが画像データ化のメリットであると言えます。
原資料に直接触れる機会を減らし、汚損や破損、紛失のリスクを軽減させることは、資料保存の考えでは非常に有効な手段であると言えます。
デジタルアーカイブ構築で原資料の利用をなくし、適切な保管環境のもと長期保存を実現させましょう。

③組織・企業価値の向上

デジタルアーカイブを通じて、歴史や歩みを継続的に蓄積し、効果的に管理・活用することで組織や企業の価値を高められます。
過去の資料参照が容易になることで、新しいアイデアの発見につながる可能性も高まります。組織や企業が継続的に発展するためには価値の向上は欠かせません。
公的な機関であれば、地域情報を発信することで、地域振興の発展や認知度の向上なども期待できます。
現在多くの企業や公的な機関で、デジタルアーカイブの構築が実施されています。

デジタルアーカイブは、資料の一元的な管理によって、効率的に管理・活用することが可能となり、業務の効率化に繋がります。
複製物の作製は、原資料へアクセスを減らし、原資料を守る観点からもメリットが大きいと言えます。
作業を通じて原資料状態を確認し、適切な保管についてもあわせて検討することが可能です。
蓄積してきた資料の、管理・活用できる環境を構築することは、組織や企業の価値向上にも大きく貢献します。
以上のことが、デジタルアーカイブが必要とされている大きな理由であると考えています。

対象資料の明確化

目的や効果を明確化できたら、対象とする資料を決めましょう。
資料にも紙の資料や写真、映像など様々ありますので、資料形態は把握しておきましょう。
対象資料については、資料の点数や大きさ、資料状態などもあわせて確認しておきます。
リストのあるなしや、リストの項目内容についても、押さえておくと作業に役に立ちます。
また対象資料に即した検索や閲覧方法なども、希望を含めて考えてみましょう。

作業内容の確認

目的や対象が決まったら、デジタルアーカイブの構築で行う作業について確認してみましょう。
デジタルアーカイブの作業工程は①メタデータ作成、②コンテンツ作製、③システム選択の3つに分類されます。
されぞれの作業内容を確認してみましょう。

①メタデータ作成

メタデータ作成はデジタルアーカイブを構築するには欠かすことのできない、重要な作業項目の一つです。
資料のタイトルをはじめ、必要な情報をテキストデータとしてリスト化する作業になります。
システムで利便性を高めるためには、より詳細なメタデータが必要となります。
最適な管理項目を設定し、属性情報とも呼ばれるメタデータを作成しましょう。
ニチマイでは既にお持ちのメタデータを公開用に整備するサービスも行っています。

②コンテンツ作製

コンテンツ作製は、代表的なものは原資料から複製物を画像データとして作製する作業になります。
紙資料の場合は、一枚一枚入力するので、資料の点数や大きさ、状態なども事前に把握しておきましょう。
コンテンツ作製では、かならず原資料を確認して、作業内容を明確にしてから進めましょう。
原資料の取り扱いは作業での一度のみとして、再作業などが発生しないように計画をたてる必要があります。
メタデータと画像データが希望通りに完成することで、システム上で簡便な管理・活用することが可能となります。
さまざまな年代や形状の資料でも、デジタル化に必要なノウハウや専用機器で資料のデジタル化をトータルサポートします。

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③システム選定

デジタルアーカイブのシステムを、一から独自で作り上げるには大きな費用と時間が必要で、現実的でありません。
デジタルアーカイブのシステムは、既に製品として提供されているものを目的や効果にあわせて選定し、カスタマイズしましょう。
ご予算やコンテンツ量などに応じて、選定のサポートやカスタマイズのご相談もお受けさせていただきます。
お気軽に、課題や要望などをお聞かせください。

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概算費用の確認

最後は費用の確認です。
大まかな費用が分からなければ、企画を検討することも難しいかと思います。
概算費用の算出は、外部委託を踏まえて検討することをお勧めします。
専門的なスキルやノウハウを持った外部の企業に相談することで、人材不足の解消やコスト削減につながります。
各作業工程においても、有効的な作業実施の提案が行われるものと思います。

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まとめ

デジタルアーカイブの構築では、目的や効果を明確に定めて、対象資料を選定することが重要だと考えます。
作業内容ごとに、対象資料の課題と要望を整理してみることから始めましょう。
作業を実施するには、専門的なスキルやノウハウが必要となります。
トータルで専門的な知識があるパートナーを選定し、デジタルアーカイブを成功させましょう。
ニチマイでは、お客様に寄り添いながら最適なデジタルアーカイブをご提案いたします。
デジタルアーカイブに関するお悩みは、ぜひニチマイにご相談ください。