低予算でデジタルアーカイブをはじめてみませんか？
デジタルアーカイブを構築する際には、大きな予算が必要だと考える人が多いのではないでしょうか。
さまざまな資料をデジタル化し、それぞれに詳細な属性情報を追加して公開するシステムを導入するには、相応の大きな予算が必要になることは確かです。
しかし、資料を限定し、属性情報など必要な情報を自分たちで整備することで、費用を大幅に削減することができます。
公開するシステムは、データベースの数を減らすことで、より低費用のシステムを選ぶことができるようになります。
デジタルアーカイブの作業工程は大きく3つに分けられますが、それぞれの工程における費用を抑える方法について考えてみましょう。
コンテンツの作製（画像データ化作業）
ここでのコンテンツとは、紙の貴重資料をスキャナーを用いて、画像データに変換する作業です。
貴重資料の画像データ化には、基本資料を広げた状態で上からスキャニングできるスキャナーを使用します。
スキャニングの手法としては、資料をレンズの下に置き、位置を調整して画像データを作製していきます。
貴重資料は取り扱いも含め、作業によって資料が傷むことを避けて行うことが求められます。
資料を流して画像データを作製する方法と比べると、費用が割高です。
貴重資料は、資料形態や取り扱いが複雑になるほど、費用は上昇します。
現状維持を優先し、開き不良による判読困難がある場合のみ、最小限の処置で判読性を確保しています。
封筒に入った資料は、資料を傷つけないように取り扱うため、出し入れにかかる時間も考慮する必要があります。
封筒から取り出した資料に応じて、入力要件を合わせることも、時間がかかる主な要因です。
巻物など長い資料や大きなサイズの資料では、分割撮影が必要となり、通常より手間が掛かります。
デジタルアーカイブの構築において、コンテンツ作製費用の占める割合が大きくなる要因です。
その様ななかでも、費用を抑えるためにはどのようにすれば良いのでしょうか。
それは冊物の資料に限定することです。
冊物の資料はスキャナの上に置いたまま、ページをめくるだけで続けてスキャニングができるからです。
コンテンツ作製の費用を抑えるためには、開きの良い、折り込みや付箋のない冊物の資料になります。
費用を大幅に削減するためには、対象資料の選択も重要な要素となります。
↓↓↓貴重資料のデジタル化については、以下の記事もご参照ください。↓↓↓
属性情報及びメタデータの整備（テキストデータ化）
内閣府の「デジタルアーカイブ活動」のためのガイドラインでは、「メタデータ」とは、データに関するデータであり、コンテンツの内容や所在等の情報を記述したデータとしています。
メタデータの整備においては、以下の5つの項目が、共有や再利用のために特に重要であり、判明している場合は、必須の情報として記述することが求められると述べています。
・管理番号（重複しない恒久的な識別子）
・タイトル（ラベル）
・作者（人物）
・日付（時代）
・場所
これらは分野によって対象や記述の仕方が異なるものもありますが、特に共有・公開を目的とするメタデータでは、基本的には複雑にせずシンプルで一貫した記述が良いとのことです。
また可能な限り、時間経過によって変化しないものを選びつつ、継続的に管理することが求められるとしています。
あわせて資料を特定するために、有効な属性情報を一覧にして整理しましょう。
資料に対する注記などコンテンツの詳細情報も、テキストデータにすることで、検索や表示で有効に活用することが可能となります。
公開、非公開などの利用制限なども、データとして情報を持たせることで運用が可能となります。
それぞれ分かりやすくまとめることで、管理や利用が容易となり、共有が推進される結果となります。
これらのテキスト化作業は、項目を検討し、対象資料から情報を抜き出し、入力する作業です。
他データからの抜き出しや、流用などもできるかと思いますので、自力で整理することで、入力費用を見なくてすみます。
小規模なデジタルアーカイブであれば、コンテンツの紐づけが明確となり、管理や利用がしやすくなるかと思います。
↓↓↓メタデータについては、以下の記事もご参照ください。↓↓↓
公開システムの選定
最後は公開するためのシステムになります。
最初に述べたとおり、アーカイブシステムの導入を、大規模な取り組みとして検討すると、本格的なクラウドまたは新規サーバーの導入など、かなりの額の費用がかかります。
運用面でも、システムの改修や保守などを考慮する必要があり、専門的な知識が求められるだけでなく、費用がかさむ大きな要因の一つとなります。
デジタルアーカイブを低予算で実現するには、小規模なデータベースを使用し、Web上で簡単に公開閲覧できるシンプルなシステムが最適です。
当社では、手軽にデジタルアーカイブを始めていただけるよう、『ふみかごSearch』を提供しております。
この商品の特徴は、色やロゴなどの簡単な設計変更に対応しているため、資料の雰囲気に合わせた画面を作ることが可能です。
使用中の既存のWebサーバーに、作成したコンテンツをアップロードするだけで、資料を公開できます。
検索では、対象リストを表示し、キーワード検索や項目ごとの並べ替えができ、複雑なマニュアルなしでも直感的に使用できます。
対象リストからリンクを貼り、コンテンツの詳細情報や表紙のサムネイル画像を表示するページも作成できます。
さまざまなビューアーと連携できるため、書籍や単ページ、図面など、資料の特性に合わせた対応が可能です。
「ふみかごSearch」のビューアー例としては、「RichFlame」「RichZoom」が提供されています。
「RichFlame」は、本をめくるような使い心地で、資料を手に取ったかのように活用できます。
「RichZoom」は、大判の資料を高解像度で細部まで閲覧できるビューアーです。
大判資料はコンテンツ作成に費用がかかるため、予算に余裕ができた際には追加更新を検討しましょう。
また、PDFにも対応しているため、論文や書籍の公開にも適しています。『ふみかごSearch』では、お客様自身でデータの追加や更新はできません。
追加や更新の作業は弊社が別途行いますが、シンプルな構造になっているため、年間保守費用は必要ありません。
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まとめ
低予算でデジタルアーカイブを始めるには、メタデータの整備と公開システムに多くの予算をかけないことが重要です。
まずはコンテンツを絞り、少額の予算でも実行可能なデジタルアーカイブをスタートしてみましょう。
コンテンツ制作費用は、貴重な資料であれば、上からスキャンできるスキャナを使って画像データを作成します。
対象資料が開きやすく、一枚一枚めくりながら同じ条件で入力を続けられるようにすることで、費用を抑えることができます。
属性情報やメタデータは、資料整理の一環として準備していただければ、追加の費用はかかりません。
テキストデータは基本的にそのまま利用され、コンテンツとの紐づけが行われるため、完成度の高い製品が得られます。
公開システムについては、低予算でもデジタルアーカイブを実現できる弊社の『ふみかごSearch』をご紹介いたします。
ニチマイでは、各種資料のデジタル化など、お客さまのデジタルアーカイブを総合支援いたします。
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参考資料
内閣府知的財産戦略推進事務局
デジタルアーカイブジャパン推進委員会実務者検討委員会 「デジタルアーカイブ活動」のためのガイドライン
https://www.kantei.go.jp/jp/singi/titeki2/digitalarchive_suisiniinkai/pdf/guideline_2023.pdf
