『デジアカ』ブログ デジタル化に関する記事5選！
デジタルアーカイブ進めるのには欠かせない資料のデジタル化。冊子体の貴重書や写真、大判地図などの紙媒体のほか、ネガ・ポジなどの写真フィルムやマイクロフィルムなど様々な資料をスキャニングすることで、デジタルデータを作成することができます。資料を有効活用する上でこのデジタル化は欠かせない作業の一つです。
今回は『デジアカ』のブログ記事の中で、デジタル化をテーマにした記事５選をご紹介します。
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失敗しないデジタル化のために知っておきたい仕様書の基本
デジタル化の仕様書とは、成果物となるイメージデータを作成するための計画や作業手順、品質基準などを文書化したものです。関係者がプロジェクトの概要を正確に理解し、一貫した進行を行うための指針として役立つものです。この仕様書があることで、迷わずにデジタル化を進めることができるので、言うならば関係者の「道しるべ」のようなものです。
この記事では資料のデジタル化作業を専門業者に委託する際の仕様書について、その構成やおさえておくべきポイントをご紹介しています。
仕様書の構成① 基本情報
プロジェクトの目的や対象となる資料の数量、スケジュールなどのサマリ情報を記載します。また当社のような専門業者に委託する際は、受託者に求める要件もここに記載します。
パートナーへの委託時に注意したいリスクとパートナー選定のポイントとは？
貴重な資料をあずけてデジタル化を進める以上、信頼のできる企業を選定しなければなりません。ISO認証取得や作業従事者の資格、実績などを示すとよいでしょう。
仕様書の構成② 作業内容
具体的な作業手順に踏み込んだ内容を記載します。また解像度や諧調、画像フォーマットなど品質に関わることもここで設定します。特に文字が薄い資料は高い解像度にするのが一般的ですが、資料の背景の色みや許容できるファイルサイズ、画像フォーマットなどによっても適切な解像度は異なるので注意が必要です。
資料をデジタル化する際に知っておきたい！画像フォーマットの疑問丸分かりガイド
仕様書の構成③ その他
仕様書に定めていないような疑義が発生した場合や瑕疵が発生した場合の取り決め、守秘義務の責任範囲などを定めます。デジタル化作業にはあらかじめ仕様書に定められないような予期せぬことが起こることがあります。当社のような受託業者はそうしたイレギュラーに対しても誠実に対応することが求められています。
アルバム資料をデジタル化するときに注意すべき点とは？
過去の記録や思い出の写真、歴史的な文書を補完する写真、科学的な研究で使用された写真など、アルバムには様々な写真が収納されています。写真資料をデジタル化しようとする場合、写真資料が管理保管されている方法によってデジタル化の手法は変わってきます。
この記事では写真資料を管理保管する場合に多く利用されているアルバム資料をデジタル化する際の注意点をまとめています。
アルバムをデジタル化する時、写真をアルバムから取り出して1点ずつデジタル化する場合と、写真をアルバムに収納したままデジタル化する場合があります。
①写真をアルバムから取り出してデジタル化する場合の注意点
写真資料を安全にアルバムから取り外すことができるかを見極めることが重要です。透明なシートが写真の上から貼り付けられている、写真そのものがアルバムに直接糊付けされている場合には、写真資料をアルバムから剥がす作業が必要となるため、専門的な技術と知識がないと、アルバムから剥がす際に写真資料を破損してしまう可能性があります。
②アルバムに写真が収納されたままデジタル化する時の注意点
アルバムから写真資料を取り出すことが難しい場合、また、デジタル化後の管理方法がアルバムに収納された状態の方が適している場合には、アルバムに写真が収納された状態のままデジタル化することになります。そのアルバムが透明シートで写真を固定している場合、スキャナーのライトやデジカメのストロボなどに反射してしまい、きちんと再現できないことがあります。事前にサンプルデータを作るなどして検証し、作業手順を決めておくことが重要です。
その他この記事では、アルバム資料そのものを取り扱う上での注意点や、画像品質の確認方法などについて解説しています。
マイクロフィルムの電子化とは？ 必要性とメリット
マイクロフィルムは、官公庁・自治体・民間企業・図書館などにおける長期保存の手段として、長年広く利用されてきました。その一方で高温多湿など劣悪な環境下で保管していると、マイクロフィルムが劣化するという問題が発生し、多くのユーザーにとっての悩みの種になっています。収録されている情報を失わないために、マイクロフィルムを電子化することが有効です。この記事ではマイクロフィルムの電子化のメリットや活用例などについてご紹介しています。
先述したような劣悪な環境下での保管による劣化現象の他、高頻度使用による摩耗・損傷など、閲覧ができなくなってしまう様々なリスクを孕んでいます。重要・貴重な情報が収録されているマイクロフィルムは電子化しておくことをお奨めします。
日本水道新聞社さま 創刊号からのマイクロフィルムを救済とデジタル化事例！
マイクロフィルムの電子化には、次のようなメリットがあります。
電子化のメリット① ダメージの軽減
日常での活用は電子化したイメージデータになるため、マイクロフィルムは利用による汚損や破損のリスクが低減し、保存用媒体として保存することができます。
電子化のメリット② 検索性・閲覧性の向上
マイクロフィルムを電子化することで、手元のパソコンで検索・閲覧することが可能になるため、効率が飛躍的に向上します。また複数名での情報共有やデジタルアーカイブシステムへの登録によって、より多くの人に利用してもらうことも可能になります。
神戸新聞社さまの事例 創刊号からの紙面のマイクロフィルムをデジタル化！電子縮刷版として発行
電子化のメリット③ バックアップ的な役割
災害による破損や劣化によってマイクロフィルムを閲覧できない状態となっても、データとして保存された情報を閲覧できるようになります。
重要な資料や歴史公文書などの情報が消失してしまうリスクを防いで、長期にわたって引き継ぐことが可能です。
こうしたメリットをいかして、デジタルアーカイブでの活用という発展的な方法も視野に入れることができます。デジタルアーカイブシステムを構築し電子化したデータを登録することで、情報の一元管理が可能になる他、内部利用や外部公開なども可能になります。
いつでも、どこでも、だれでも自由に使えるデジタル資料の公開を実現！！！ 柏市生涯学習部さま デジタルアーカイブシステム構築事例
【現場からお伝えします！】フィルムのデジタル化の方法と注意点を解説！
当社には、フィルムのデジタル化専門の部署があります。お客様から依頼を受け、様々な種類のフィルムをお預かりしてデジタル化しています。この記事ではデジタル化するときの注意点やデジタル化のメリットなどについて、現場責任者へのインタビュー形式でご紹介しています。
フィルムのデジタル化とは？
フィルムと言っても種類は様々です。マイクロフィルムはもちろん、マウントされたポジフィルム（いわゆるスライド）や、スリップ型のネガフィルム、4インチ×5インチのシートフィルムもデジタル化しています。
フィルムをデジタル化するときの注意点
フィルムがスキャナーのガラス面に直接触れるとニュートンリング（モアレ）が発生してしまうのです。下の写真のようなフォルダーを使用することでフィルム面をスキャナーのガラス面から浮かせることができ、ニュートンリング（モアレ）を防ぐことができます。デジタル化の対象がガラス乾板の時には、厚紙などを代用してデジタル化します。
フィルムからデジタル化するメリット
一つは（紙の）原本へのダメージがないことが挙げられます。マイクロフィルムであれば原本の複製として作られていることが多く、フィルム媒体からスキャニングをすれば、原本へのダメージに関してはノーリスクになります。写真についても同様に、フィルムからスキャニングをすれば写真自体へのダメージはありません。その他にも保管効率が良いことや運びやすさなどが挙げられています。
資料のデジタル化マニュアル作成方法
資料をデジタル化する場合、委託業者へ外注するという選択肢があるいっぽう、内製によって自力でデジタル化を進めるという方法もあります。もし内製でデジタル化を進める場合、デジタル画像にバラつきが生じないよう手順を標準化しなければなりません。この記事では、資料デジタル化のマニュアル作成方法についてご紹介します。
内製と外注のどちらを選択するか？
この二つの選択肢には損益分岐点のようなものがあります。内製の場合は既存の人的資源や機材などを利用できる可能性がありますが、既存のリソースで対応できない場合には新たな調達コストがかかり、大きなインパクトになるケースも多くあります。外注の場合は委託先との要件の取り決めを終えてしまえば、あとの大部分はお任せでデジタル化が完了するという利点はありますが、一方で（電子化の量にもよりますが）一定の予算負担が必要になることが予想されます。
内製で進められる主な条件は、
・資料の量がそれほど多くない
・対象資料の劣化が進んでいない
ということです。
量が少なければ多くの人材調達コストがかかりませんし、対象資料の劣化が進んでいなければ、プロ仕様ではなく一般仕様のスキャナーで対応できることが多いためです。
マニュアルの記載事項
内製でデジタル化を進めることになったら、マニュアルを作成して標準化しなければなりません。
記載すべきこととして、資料の取り扱いに関する注意事項があります。資料に汚損や破損が生じないよう慎重に取り扱うことが求められます。
資料の取り扱いについては、こちらからもダウンロードできます。
紙資料のデジタル化仕様書サンプル
デジタル化の手順については、工程ごとに記載するとよいでしょう。
主な工程は、スキャニングの前準備→スキャニング→メタデータの入力→検査などです。
デジタル化作業の計画書の作成に関しては、こちらの記事を参考にしてみてください。
まとめ
今回は『デジアカ』ブログ―デジタル化に関する記事5選をご紹介しました。資料のデジタル化は、その対象となる資料の量や媒体、形状など様々な要因によって進め方もコストも変わってきます。なかなか最初の一歩が踏み出せないという方、まずはこちらを参考にしてみてください。
