年度末に慌てない資料デジタル化の進め方：失敗しないために必要な準備とは

新しい年を迎え、いよいよ年度末の足音が聞こえてきました。

毎年この時期になると、「残っている予算で資料をデジタル化したい」「年度内にこの資料だけでも整理しておきたい」といったご相談がぐっと増える傾向にあります。

ですが、例年1月〜3月はデジタル化作業を行う委託業者にとっても、一年のうちで最も忙しい「繁忙期」となります。

準備が整わないまま急いで作業を依頼してしまうと、スケジュールが合わなかったり、思わぬミスにつながったりするリスクもあります。

そこで今回は、年度末でも慌てずに資料のデジタル化作業を委託するためのポイントや失敗しないために必要な準備について解説します。

1. 「年度内に終わる作業」を見極めましょう

年度末までの限られた時間で作業を委託するには、全てを行おうとするのではなく、「短期間で確実に終わる作業」に絞り込むのが最も安全で確実な方法です。

「貴重資料のデジタル化作業は時間がかかるのでは？」と思われがちですが、実はそうでもありません。

マイクロフィルム撮影などと異なり、デジタル化作業はスキャナーなどでスキャンしたその場で画像の確認ができるため、とてもスピーディーに作業が進みます。

特に一般的な書類であれば、ADF（自動原稿送り装置）の高速スキャナーを使うことで、大量の資料も短期間でデジタル化が可能です。

  貴重資料のデジタル化作業風景

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お手元にあるマイクロフィルムをデジタル化する作業も、比較的スピーディーに対応可能です。

事前にフィルムの状態をチェックして、劣化などの問題がなければ短時間でたくさんの資料をデジタル化することができます。

　マイクロフィルムのデジタル化作業風景

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一方で、注意が必要なのが「メタデータ」や「目録・インデックス」などの作成です。

判読の難しい文字を読み解いて入力したり、複雑なルールに従ってテキストデータを作成する作業は、人の目による二重チェックなどの入念な検査が欠かせません。

これにはどうしても物理的な時間が必要なため、「デジタル画像化は今年度中に終わらせて、目録作りは来年度にじっくり行う」といった計画にするのも、賢い選択肢の一つです。

メタデータ作成に関する過去の記事はこちら↓↓

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2. 委託業者とのやり取りをスムーズにする「3つの準備」

委託業者が忙しいこの時期、いかにスムーズに作業を委託できるかが、限られた期間で作業を実行できるかの鍵となります。

委託業者への相談を始める前に、「どの資料を優先してデジタル化するか」を決めておきましょう。

もし予算がはっきり決まっていない場合は、「予算の範囲内で、このリストの上から順にお願いします」という頼み方でも大丈夫です。

「何でもいいからやってほしい」ではなく、リスト化された明確な対象があることで、委託業者もすぐに「いつまでに終わるか」を判断できるようになります。

「ファイルの名前はどう付けるか」「データの形式は何にするか」といったような細かい仕様が曖昧だと、確認のやり取りだけで数日が過ぎてしまいます。

年度末は一日も無駄にできません。

あらかじめ仕様をまとめた「仕様書」を準備しておくことが、品質を守り、納期どおりに作業を実行するためには必要不可欠です。

もし「仕様書をどう書けばいいかわからない」といった場合には、委託業者に仕様書サンプルをもらったり、仕様書作成の相談をしたりすることが、時間の節約にも繋がりますのでおすすめです。

デジタル化作業の仕様書作成に関する過去の記事はこちら↓↓

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年度末は、委託業者への資料の運搬などで必要となる車両の手配も難しくなる時期です。

資料を委託業者へ引き渡す日をいくつか候補として挙げたり、納期を（可能な範囲で）できるだけ後ろ倒しに設定したりするなど、柔軟なスケジュールを組むことが大事です。

委託業者側に無理のない作業期間を提示することで、不測の事態にも対応しやすくなり、結果として安心安全にプロジェクトを完結させることができます。

3. デジタルアーカイブは「一歩ずつ」が成功のコツ

「貴重資料をデジタル化してWebで公開したい！」という目標がある場合でも、年度末の限られた期間内でデジタルアーカイブシステムの選定から公開までを一気に進めるのは、少しハードルが高いかもしれません。

資料の公開や管理の仕方にぴったりのデジタルアーカイブシステムを選ぶには、本来はじっくり時間をかける必要があります。

焦って導入して「使いにくかった…」と失敗するリスクを避けるためにも、「まずは今年度中にデジタル化（画像化）だけ済ませて、システムのことは来年度以降にじっくり考える」というのも一つの手です。

「完璧」を求めすぎて何もできないまま中途半端に終わってしまうより、できることから着実に進めることがおすすめです。

デジタルアーカイブシステムの選び方に関するホワイトペーパーダウンロードはこちらから↓↓

「どうしても年度内に公開の形を作りたい！」という方には、当社の公開閲覧システム「ふみかごSearch2.0」をおすすめします。

ふみかごSearch2.0は、Webサーバーにファイルをアップロードするだけで、デジタルアーカイブの公開が実現できます。

ゼロから作り上げるシステムに比べ、構築期間も予算もコンパクトに抑えられるため、年度末の限られた時間でも導入しやすいのが特徴です。

カラーデザインやロゴなどの変更もできるため、コレクションの世界観を表現することが可能なのと、検索機能や一覧表示機能、ふみかごSearch2.0からはレスポンシブデザインやジャパンサーチにも対応し、より充実した公開閲覧システムとなりました。

まずは、ふみかごSearch2.0のように手軽に始められるシステムから小さく始めるのもおすすめです。

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4. まとめ：まずは「早めの相談」を！

年度末の作業委託は時間との戦いですが、「資料の選定」「明確な仕様」「柔軟なスケジュール」というポイントさえ押さえておけば、年度末の繁忙期でも安全に、そして高品質に作業を終えることができます。

一番もったいないのは、「忙しそうだから」と遠慮して相談が遅れ、結局やりたかったことが何もできずに年度を終えてしまうことです。

少しでも気になることや迷っていることがあれば、まずは私たちのような専門業者にご相談ください。

引っ越し当日（年度末）になって慌てて荷物を詰め込むのではなく、まずは「持っていくもの（優先順位）」を選び、「どの箱に何を入れるか（仕様）」を決めておくだけで、引っ越し当日の作業は驚くほどスムーズになります。

また、一度に全部屋を完璧に飾ろうとせず、まずは大切な荷物をしっかり箱に詰めて（デジタル化して）、新居でのレイアウト（システム構築）は落ち着いてからじっくり行う。

引っ越しもデジタル化も急にやらなくてはならない時が訪れることもありますが、準備のポイントを押さえておくことで安心して実行することが可能となります。

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