資料のデジタル化が失敗しちゃう可能性大？！仕様書以外に押さえておきたいポイントとは

仕様書もしっかり作ってやっと資料のデジタル化に着手できたのに、なぜか上手くいかなかった、、、

こんなことになっては大変ですね。
今回は紙資料のデジタル化を実施する上で、おさえておきたいポイントをまとめました。

予算と時間と人手がかかる資料のデジタル化。やっと目途がついて着手したのに上手くいかなかった。しっかり仕様書も検討したのに、、。

資料のデジタル化は検討課題が多岐にわたるため、デジタル化の検討ポイントがずれていた、また、検討漏れが出てきてしまうといったことがあるかもしれません。
特に初めて資料のデジタル化に取り組む時には不安が多くなってしまうと思います。

そんなことにならないように、今回は資料のデジタル化を実際に行う上で押さえておきたいポイントをまとめてみました。

１.デジタル化の目的が定まっていない

「何のためにデジタル化を行うのか」資料のデジタル化を検討する入口の部分となりますが、この目的がしっかりと定まっていないと、対象資料、デジタル化仕様、活用方法など、デジタル化作業に係る全てのことがブレてしまいます。

資料のデジタル化の目的をしっかりと定めて、検討課題の洗い出しを行いたいところです。

以下はデジタル化の主な目的となりますので、まずはデジタル化の目的をはっきりさせておきましょう。

資料の経年劣化などで傷みが激しく保存が難しくなってきている場合には、デジタル化によって資料情報を後世に残すことが期待できます。

紙の資料、特に昔に作られた古文書や貴重資料などは、利用すればするほど光、湿度、人の手にふれるリスクにより損傷が進むという危険性があります。

デジタル化により利用可能になれば、資料そのものは安全に保管しながら、資料情報を公開・利用させることが可能になります。

デジタルデータの長期保存にはまだ課題はありますが、資料そのものが劣化によって無くなってしまう最悪の事態を考えると資料情報を残す一番有効な手段となります。

資料をデジタル化することにより、利活用の面では大幅な向上が期待できます。

従来は来館者しか閲覧できなかった資料を場所と時間にとらわれず、世界中から24時間利用可能になります。

またテキスト化が実施できれば膨大な資料から必要な情報をキーワード検索で瞬時に見つけ出すことも可能になるため、利活用が促進され資料価値を高めることが期待できます。

利活用の向上によりこれまでの利用者だけでなく、国内外の研究者、教育関係者、その他一般利用者など、あらたな利用者の獲得を期待できます。

資料の利用者はデジタル化したデータを利用するため、利用者へ資料そのものを出納する必要がなくなり、利用に関する資料管理のための手間が大幅に削減することが期待できます。

火災・水害・地震などの災害によって物理的な紙が焼失・破損するリスクを回避し、資料情報を守ることが期待できます。

資料を来館者に提供して保管していただけの機関から、デジタル化による情報発信や新たな　コンテンツの提供、機関の再ブランディングなど、資料所蔵機関そのものの価値向上が期待できます。

どの資料をデジタル化するのか、資料の選定はとても重要ですが、資料の選定だけではデジタル化はうまくいきません。

デジタル化のための資料整理ができていないと、デジタル化をしてみたら資料の管理が煩雑になってしまった、資料が傷んでいてデジタル化が難しく作業が上手く進まなかった、、といったことが起きてしまいます。

そのためにも以下のような資料整理をしっかりとしておきたいですね。

１）資料のリスト化

資料名、請求番号、資料サイズ等　デジタル化作業時に資料管理を行うことが可能になる必要な情報をリスト化しておきましょう。

請求番号がないような資料でも、仮の番号を資料に付与し個体管理ができるようにしておくことで、資料管理の効率化や資料の紛失などの事故を防ぐことができます。

資料の劣化状態や、資料ページの開き状態などデジタル化作業の際に支障をきたす恐れがある事象は資料を確認して把握するようにしましょう。

事前に資料状態が把握できていないと、デジタル化作業の段階で作業が止まってしまったり、作業遅延が発生してしまう恐れがあります。

デジタル化作業では、デジタル化作業を委託する側とデジタル化を実際行う委託業者さんとで多くのやり取りが発生します。

そのため、様々なやり取りがある中で誰が何の窓口をするのか事前に決めておかないと、作業の遅延や指示ミス、作業の出戻りなどが発生してしまう恐れがあります。

特にデジタル化作業が大規模になる場合には、全体責任者、疑義担当者、品質管理者、資料管理者など必要に応じてしっかりと担当者の役割を定めておくことが重要となります。

資料のデジタル化を行う場合、実際のデジタル作業は専門業者に委託することになると思います。

実際に資料を取り扱いデジタル化を行ってもらう委託業者の選定はとても重要となりますが、数多くの専門業者さんがありますので、しっかり基準を定めて選定を行わないと、計画していた通りにデジタル化が進まなくなってしまうことがあるかもしれません。

委託業者の選定においてはどのような基準で選定を行えばよいか考えてみましょう。

デジタル化には様々な資料を対象としており、委託業者さんはそれぞれ得意な専門分野があると思います。

歴史的資料など貴重書などのデジタル化、事務文書など一般文書などのデジタル化、映像フィルムなど動画のデジタル化、立体物などのデジタル化等。

計画しているデジタル化の対象資料と専門が異なる委託業者さんでは、デジタル化作業はうまくいかなくなってしまう恐れがありますので、デジタル化する対象資料を専門としている委託業者さんを選ぶことが大切です。

委託業者にはそれぞれ専門分野がありますが、その専門分野でどのような作業実績があるかについても、委託業者選定において大切なポイントとなります。

作業実績は委託業者が業者選定に合格し、実際にデジタル化作業を遂行し納品まで完了したことになりますので、この実績が多い方が安心してデジタル化作業を委託できることになります。

また、受注案件の実績だけでなく、その委託業者さんがどのくらい長くデジタル化作業を行ってきているかも大切なポイントになります。

デジタル化作業を長く継続できてるということは、ユーザーさんから長い間デジタル化作業を委託されているということになりますので、安心してデジタル化を委託できると判断してもよいかもしれません。

デジタル化を行うためには様々な専用の機器が必要となります。委託業者の選考では委託業者がそれら専用機器を自社で保有しているのか、会社のホームページなどを確認しておきましょう。

自社で保有していることがホームページや委託業者の担当者さんから確認ができない場合には、デジタル化作業をその委託業者さんが実際に行うことが難しい場合もありますので注意が必要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。具体的にデジタル化を行う仕様書ができていても、仕様書以外で検討をしておくべきポイントがありそうですね 。

 でもこれらの検討ポイントも専門的な要素が多く分かりにくい場合があるかもしれません。

そんな時はデジタル化作業について経験豊富な専門業者さんに相談してみましょう。

きっと具体的なアドバイスと気を付けるポイントを教えてもらえるはずです。