駆け込み作業はあり？年度末に資料のデジタル化を行う場合の注意点
さまざまな理由により年度末に慌てて資料のデジタル化を実施することも多いかと思います。
ただ、年度末は委託業者も一年のなかで最も繁忙期のため、作業をスムーズに行うことができないケースもあります。
そこで、急なデジタル化作業を委託業者に依頼する場合の注意点についてポイントをご紹介します。
対象資料の選定（優先順位の設定）
年度末にデジタル化作業を行う場合、委託業者に相談する前に対象資料の選定を済ませておくことをおススメします。
作業期間が限られるため、委託業者も選定された資料について年度末までに作業可能かどうかを短時間で判断することになります。
もし、予算の兼ね合いで対象資料の選定がはっきりと決まらない場合は、優先順位を付け予算の範囲内までの作業ということで依頼することも可能です。
年度末に慌てて準備することにならないよう、普段からデジタル化作業を行いたい資料のリスト化を進めておく必要があります。
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柔軟な計画
資料の受け渡し日程、納期の設定など、柔軟にスケジュール対応を行う必要があります。
資料の受け渡しについては、委託業者側でも車両手配などがつきづらい時期となりますので、複数候補日を挙げるなど柔軟に対応することが望まれます。
納期についてもできる限り後ろ倒しして設定し、不測の事態に備えることができるような作業スケジュールとすることで、委託業者にとって無理のない作業期間を提供することができます。
提供するスケジュールによっては、委託業者が期間内の作業は無理と判断して依頼を断るケースも考えられますので、できる限り柔軟なスケジュール設定をするようにしましょう。
明確な仕様の提示
デジタル化の仕様がはっきりしていないかたちで委託業者に作業を依頼すると、仕様確認のやり取りが生じるため想定外の時間を費やすことになります。
年度末は作業期間を一日でも無駄にできないため、ファイルネーム規則やメタデータの付与方法など、細かい仕様まではっきりと明記した仕様書を準備しておく必要があります。
正しい仕様書であれば、デジタル化の品質も間違いないものとなる可能性が高まりますので、仕様書は明確に作成しておくことをおススメします。
当社では仕様書作成のお手伝いのほか、各種仕様書サンプルも提供しております。
仕様書作成などでお困りのことがございましたら、お気軽にご相談ください。
デジタルアーカイブの完成形まで求めない
デジタル化した資料をデジタルアーカイブとして公開したいと思っていても、年度末の限られた期間のなかでデジタルアーカイブシステムの選定および導入を行うとなると無理が生じる可能性が高く、せっかくのデジタルアーカイブも失敗するリスクがあります。
資料のデジタルアーカイブシステムについては、パッケージされたシステムや要望に沿う形で一から作り上げるかたちのものなどさまざまなものがありますので、資料の種類や公開の仕方、管理方法の違いなどによってどれが適したシステムかを検討する時間が必要となります。
もちろん、これといったシステムが見つかっている場合は年度末の限られた期間でも導入することは可能ではありますが、判断が付かない場合は無理に年度内にシステムの導入まで行うことは考えず、まずはデジタル化作業だけでも実施することを検討しましょう。
完璧なデジタルアーカイブの構築を求めて、結局何もできずに終わってしまうケースもありますので、できることをまずは行うことをおススメします。
当社ではお客様に最適なデジタルアーカイブシステム選定のお手伝いをしておりますので、システム選びでお困りでしたらぜひご相談ください。
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まとめ
年度末は大変慌ただしい時期のため、せっかくの作業も注意点を怠ると失敗してしまうことが起こりやすくなります。
ただ、委託する際に気を付けるポイントを押さえておくことで、年度末の繁忙期でも安全に作業を進行することが可能となります。
ご質問などがありましたら当社までお問い合わせください。
ご相談お待ちしております。
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