夏のこの時期に行いたいデジタルアーカイブの準備とは
本格的な夏を迎え、今年度もあと2ヶ月であっという間に上半期が終わり、下半期へ入っていきます。
下半期に入ると、デジタル化などの作業を委託する業者さんも徐々に忙しくなり、思うように作業委託ができなくなることもあります。
年度内にデジタルアーカイブを計画的に進めるためには、繁忙期である下半期に入る直前の夏のこの時期に準備を進めておくことが必要です。
この記事では、デジタルアーカイブの準備について夏のこの時期に行うべきポイントについてご紹介いたします。
対象資料の選定と実行計画書の策定
デジタルアーカイブを計画する上で、まずは「対象資料」を選定する必要があります。
資料価値や公開基準など、対象資料を選定することは意外と時間がかかることが多いです。
目録などが整っていない場合、原資料を確認しながらの選定となることもありますので、時間的な猶予のある時期に準備をしておく必要があります。
また、デジタルアーカイブを構築するためにはマニュアルとなる実行計画書を策定することをおススメします。
デジタルアーカイブ実行計画書とは、具体的なデジタル化の方法やメタデータ項目の設計、最適なシステムの構築方法など、デジタルアーカイブの導入・運用を行うためのマニュアルとなるものです。
実行計画書に沿ってデジタルアーカイブを実行することで、計画的なデジタルアーカイブを実現することが可能となります。
実行計画書の策定についても、対象資料の調査や想定されるユーザーへの聞き取り、デジタル化仕様作成、メタデータ項目や運用システムの設計など多岐に渡りますので、時間的な猶予のある時期に策定を行う必要があります。
当社でもデジタルアーカイブ実行計画書の策定を承っておりますので、ぜひご相談ください。
デジタルアーカイブ計画書に関する記事はこちら↓↓
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マイクロフィルムの劣化調査
マイクロフィルムを使用しデジタル化を行うこともあるかと思いますが、その場合は事前にマイクロフィルムの劣化度を確認し、デジタル化を行える状態か把握する必要があります。
もし変形などの劣化が起きているフィルムの場合、デジタル化の前にマイクロフィルムの複製作業が必要となりますので、計画的なデジタル化のためには事前の劣化調査は必須となります。
当社でもマイクロフィルムの劣化調査を承っておりますので、ぜひご相談ください。
マイクロフィルムの劣化調査（一次調査、二次調査）は、時間をかけてマイクロフィルムの劣化状態などを確認する作業となるため、下半期である繁忙期には比較的対応がしづらい作業となっております。
夏の時期は比較的時間の猶予があるのと、一年で最も高温多湿となる時期でありマイクロフィルムの保管条件としても過酷な時期であるため、劣化状態を調査するのに適している時期と言えます。
劣化マイクロフィルムに関する記事はこちら↓↓
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公開閲覧システムの検討
本格的なデジタルアーカイブシステムの構築には、かなりの時間をかけて設計を行う必要があるため、年度途中に思い立ってデジタルアーカイブシステムを構築するのは難しいケースが多いです。
そこで当社では、デジタルアーカイブシステムをすぐに始めたいという方におススメの公開閲覧システム「ふみかごSearch」を提供しています。
「ふみかごSearch」はWeb上で貴重資料の公開や閲覧がすぐにできます。
簡単なデザイン変更（色、ロゴの差し替え、フッターのロゴからのリンク先、項目名称、項目の並び・数など）も可能ですので、どなたでも気軽に始められるシステムとなっています。
基本的に当社でページの作製を行いますが、打ち合わせや確認などお客様とともに考えながら作り上げていきます。
本格的なデジタルアーカイブシステムの構築に比べ、短期間で簡単に構築可能なシステムとなりますので、年度途中からデジタルアーカイブを計画される方にもおススメいたします。
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まとめ
この記事では、一年の中でも比較的時間的猶予の多い夏のこの時期に行いたい、デジタルアーカイブ構築のために準備すべきポイントについてご紹介しました。
これからデジタルアーカイブを行いたいと思っていらっしゃる方は、ぜひこの記事を参考にしていただき、まずはご相談いただければと思います。
みなさまからのお問い合わせお待ちしております。
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